SERIE “CÓMO ALCANZAR LA PAZ INTERIOR”:
5. GESTIONAR EL TIEMPO
Hace varios años un periódico nacional realizaba una encuesta en la que se formulaba la siguiente pregunta: “¿Qué te falta más en tu vida?”. La segunda respuesta más repetida fue que les faltaba tiempo. El tiempo es un elemento externo a nosotros: el día tiene 24 horas, no se pueden guardar, acumular ni ampliar. Lo que sí podemos es gestionar el tiempo de forma inteligente.
A veces nos pasa que sentimos que los días se nos hacen cortos para hacer todo lo que queremos hacer, que tenemos la sensación de que nos falta tiempo, o salimos de nuestro trabajo preocupados por todas las cosas que nos han quedado pendientes.
Seguro que hay cientos de cosas que te gustaría hacer alguna vez en la vida, pero no las haces porque no tienes tiempo. La verdad es que todos tenemos la misma cantidad de tiempo, pero algunos de nosotros hemos hecho tiempo para hacer las cosas que nos gusta hacer, y otros han permitido que el estrés y las responsabilidades hayan dominado sus días.
Si perteneces a este segundo grupo la buena noticia es que esto se puede cambiar. Puedes recuperar tu tiempo y crear la vida que deseas aprovechando al máximo tu tiempo. Yo lo hice. Hubo un momento de mi vida que dedicaba prácticamente a trabajar: apenas veía a mi familia y amigos, no tenía tiempo para hacer deporte, meditar o hacer lo que me gusta. Esto ha cambiado, hoy en día disfruto de mis hijos, familia y amigos, hago meditación, deporte… escribo un libro y también tengo un blog. Y también hago muchas otras cosas más que me gustan. Y todo esto es porque he aprendido a gestionar el tiempo adecuadamente (aunque siempre sigo aprendiendo).
18 MANERAS DE GESTIONAR EL TIEMPO
Te cuento varias formas de tener más tiempo libre y gestionarlo adecuadamente. Elige las que van mejor contigo y ponlas en marcha.
1. Decide qué es lo importante para ti. Busca tus esenciales. Usa el truco de tu lecho de muerte: si estuvieras a punto de morir, ¿Qué te gustaría haber hecho? ¿En qué te gustaría haber dedicado tu tiempo? ¿Con quién? Haz una lista con 4 o 5 cosas. No olvides nunca esto: enfoca tu tiempo en estas cosas (o personas). Para mí mis esenciales son: la familia, los amigos, la salud y la escritura.
2. Identifica tus ladrones de tiempo. ¿En qué gastas tu tiempo que no son tus esenciales? Échale un vistazo a tu día a día y analiza si, aquellas cosas a las que dedicas tiempo, son realmente necesarias y si se puede encontrar la manera de eliminarlas de tu vida. A lo mejor es navegar por Internet, consultar el teléfono móvil o ver la televisión. Minimiza estas pérdidas de tiempo para hacer espacio para las cosas más importantes, las cosas que te hacen feliz y que te gusta hacer.
3. Programa tu tiempo. A veces tenemos claro lo que nos gusta y lo que queremos hacer, pero a la hora de la verdad no encontramos la manera de buscar tiempo para ello. En un trozo de papel o en un calendario semana, asigna bloques de tiempo a las cosas que te gustan, las cosas de tu lista de esenciales. Pon esos bloques de tiempo en tu horario semana, y considera esos bloques las citas más importantes de la semana. Programa el resto de tu vida entorno a esos bloques. Por ejemplo si para ti es importante hacer deporte, ¿cuándo lo vas a hacer? Asigna un tiempo en tu semana para hacer deporte y no rompas nunca esa cita contigo mismo.
4. Aprende a decir no. Si dices que sí a todas las peticiones, nunca tendrás tiempo libre. Mantente firme con el tiempo que has fijado para tus esenciales, y di “no” lo que no esté enfocado en aquello que es importante para ti.
5. Cambia tus rutinas. Muchas veces nos quedamos atascados en una rutina que es cualquier cosa menos como queremos que sean nuestros días. Pregúntate: ¿hay una mejor manera de hacer las cosas? Tú eres el creador de tu vida. Busca una nueva rutina que sea más agradable, más óptima, más llena de cosas que te gustan.
6. Despeja tu agenda. Si tienes una agenda muy llena de reuniones, tareas, citas y proyectos, esto te va a estresar y vas a tener la sensación de que tu tiempo está todo ocupado. No coloques las tareas en tu agenda. Coloca en cambio aquello que sólo se puede hacer en un día y hora determinados (citas, reuniones…). De éstas últimas, plantéate hasta qué punto son importantes y elimina las que no lo sean. Deja grandes espacios en blanco en tu agenda.
7. Tres tareas importantes por día. Cuando haces tu lista diaria de cosas por hacer, sólo escribe las tres tareas más importantes que quieras hacer hoy. No hagas una larga lista de tareas, o tendrás que llenar todo tu tiempo libre. Al mantener tu lista de tareas pequeña, pero poblada solamente por tareas importantes, te aseguras de que vas a hacer estas cosas importantes, pero sin sobrecargarte.
8. Haz primero una de tus grandes rocas. De las tres tareas más importantes que has elegido para el día, haz la más grande, más importante, o la que estás temiendo más, en primer lugar. De lo contrario terminarás posponiendo esta tarea tanto como sea posible y llenarás el día con las cosas menos importantes. Comienza tu día con una sensación de gran logro, y tendrás un montón de tiempo libre el resto del día, porque lo más importante ya está hecho.
9. Recorta las distracciones. ¿Qué hay alrededor de tu área de trabajo que te distrae de la tarea en cuestión? Puede ser el desorden visual, los papeles, el correo electrónico o mensajería instantánea, notificaciones en tu ordenador que aparecen en el momento equivocado, el teléfono, compañeros de trabajo… Intenta eliminar el mayor número posible de distracciones. Cuanto más te enfoques, más efectivo serás y menos tiempo que perderás. Eso equivale a ahorro de tiempo para las cosas buenas.
10. Desconectar. La más grande de las distracciones, para la mayoría de la gente, es Internet. Mis momentos más productivos son cuando estoy desconectada de la red. No estoy diciendo que necesitas estar desconectado todo el tiempo, pero si realmente quieres ser capaz de completar las tareas con eficacia, desconecta Internet y apaga tu teléfono móvil para que realmente puedas centrarse. Establece ciertos momentos del día para la conectividad, y sólo conéctate durante esos períodos.
11. Trabajar por lotes. Hay muchas cosas que haces, repartidas a lo largo del día o de la semana, que son tareas similares y si las juntas, ahorras tiempo. Como por ejemplo:
? Recados y compras que hagas a lo largo de la semana, en lugar de hacer una o dos al día, hacerla en un día concreto de la semana.
? Llamadas de teléfono que tengas que hacer a lo largo del día, hacerlas todas a la vez en un momento del día.
? Contestar correos electrónicos.
? Hacer la colada: lavar, doblar y colocar ropa.
? Cocinar (yo casi podría decir que cocino un día a la semana)
? Etc.
Une estas tareas similares por lotes y hazlas todas a la vez. Es increíble el tiempo que se ahorra con este truco.
12. Reduce la cantidad de correo electrónico. ¿Con qué frecuencia compruebas el correo electrónico? ¿Cuánto tiempo le dedicas a escribir-responder mensajes de correo electrónico? Si pasas la mayor parte de tu jornada de trabajo en el correo electrónico, como hace mucha gente (y como yo hice alguna vez), puedes reducir una gran cantidad ese tiempo. Varios consejos para esto:
? Gestiona tu bandeja de entrada para tenerla vacía de forma rápida.
? Elige 2-3 momentos clave durante el día para procesar tu bandeja de entrada, que no sea a primera hora, y el resto del día mantén el correo electrónico cerrado.
? Repasa tus subscripciones y desinscríbete de las que ya no te interesen.
? Aprende a escribir correos electrónicos cortos (4 o 5 líneas) y efectivos, que reduzcan el volumen de emails.
13. Recorta las reuniones. Esto no es posible para todo el mundo, pero muchas veces las reuniones ocupan mucho tiempo para conseguir al final un poco de información, o para tomar decisiones fáciles que podrían hacerse por correo electrónico o teléfono. Así que, en la medida que puedas, reduce al máximo en número de reuniones a las que tienes que asistir. Habla con tu jefa o jefe y dile que tu prioridad es ser más productivo y que te excuse. Habla con las personas con las que tienes la reunión y busca otra manera de obtener la información. De esta manera ahorrarás una hora o así por reunión (a veces más).
14. Delega. Si tienes personas a tu cargo o compañeros de trabajo que pueden hacer una tarea o proyecto, trata de delegar. No sientas como que tienes que hacerlo todo tú. Si es necesario, dedícale un poco de tiempo a la formación de la persona a la que estás delegando la tarea, ese tiempo se convertirá en una gran cantidad de tiempo ahorrado más tarde. Delegar te permite centrarte en las funciones básicas y los proyectos importantes.
15. Externaliza. Si no puede delegar, externaliza. Con Internet, podemos conectar con la gente de todo el mundo. Se pueden subcontratar muchas cosas: desde consultar el correo electrónico hasta tareas de diseño, limpieza del hogar… Eso te permitirá centrarte en las cosas que te encantan hacer, y ahorrarás un montón de tiempo.
16. Madruga. La mañana me parece el mejor momento para programar las cosas que realmente quiero hacer. Meditar, leer, escribir… Las mañanas son grandes porque el día no ha sido llenado aún con un montón de tareas no programadas, de último minuto que hacer retroceder en mis esenciales. Por ejemplo, si has programado algo para la tarde, puede pasarte que en el momento final de la tarde tengas una docena de otras cosas recién añadidas a tu lista de cosas por hacer, y termines por no hacer tu esencial. Por la mañana no te pasará esto.
17. Convierte el tiempo de después del trabajo en tu tiempo de oro. Aparte de la mañana, para mí el tiempo justo después del trabajo es un momento increíble para hacer las cosas esenciales. Suelo guardarme ese rato para pasar tiempo con mi pareja y mis hijos, o hacer ejercicio. Dedica ese tiempo a tus esenciales (y no a ver la TV, por ejemplo).
18. Tus noches. El tiempo antes de ir a la cama también es de oro, ya que existe cada día, y por lo general es completamente tuyo para programar. ¿Qué es lo que quieres hacer con este tiempo? ¿Leer? ¿Pasar tiempo con tus hijos? ¿Trabajar en un pasatiempo que te apasiona? Aprovecha este tiempo.
Espero que te hayan servido estos consejos para gestionar el tiempo.
Y recuerda: El tiempo no es dinero. El tiempo es vida.
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