SIETE CLAVES DE GESTIÓN DEL TIEMPO Y MANEJO DEL ESTRÉS LABORAL
En este artículo analizaremos 6 claves de gestión del tiempo que te ayudarán en el manejo del estrés laboral, e incrementarán tu productividad personal. La importancia de la planificación del tiempo, y del uso del planificador.
Hoy, como cada mañana llegas a la oficina. Inicias tu jornada laboral. Enciendes tu ordenador, y encuentras tu bandeja de entrada llena de e-mails. Tu teléfono empieza a sonar. Tus compañeros empiezan a realizarte consultas. Empiezas a recibir llamadas a través del móvil. Recibes SMS, whatsapp,…
Ruido! Ruido! Ruido! Esto es lo que te rodea en tu día a día. Tratas de responder los e-mails conforme los recibes. Atiendes todas las llamadas conforme las recibes. Mientras hablas por el teléfono fijo, te suena el teléfono móvil. No lo puedes responder, pero en el momento terminas con tu llamada en el fijo, devuelves las llamadas que habías recibido en el móvil. Tu compañero de producción dice que necesita hablar contigo urgentemente porque ha habido un problema y tiene una máquina parada,… Podrías seguir así durante toda la jornada, y al final del día, te plantearás: ¿qué es lo que he hecho hoy?
La cuestión es que acaba el día, y te encuentras con muchos escritos por hacer, muchas llamadas por responder, la bandeja de entrada del correo electrónico sigue llena a pesar de que has respondido muchísimos durante el día de hoy. En definitiva, tienes la sensación de haber estado todo el día corriendo, entregado a todo lo que te ha surgido, y a pesar de ello, todavía tienes muchas tareas pendientes. Cuando tus días son de este tipo de forma continuada, llega un momento en el que te paras a pensar por qué no has avanzado en determinados proyectos importantes. La respuesta es evidente. Simplemente no te has ocupado de ellos. Has estado tan ocupado en tu día a día, atendiendo todo, absolutamente todo cuanto se te ha presentado que no has dedicado el tiempo necesario para esos proyectos que sabes que son importantes para ti y/o para tu empresa. Tras este análisis desarrollas una sensación de insatisfacción, de falta de realización personal que te genera ansiedad y estrés laboral.
¿Qué podrías hacer para reducir este estrés laboral y solucionar esta falta de realización personal?
Ante esta situación puedes adoptar dos soluciones. La primera es empezar a culpar a los demás. Puedes tratar de hacerles ver que por atender las cuestiones que te plantean, no has podido conseguir lo que tú pretendías. La segunda es reconocer que la culpa es exclusivamente tuya, y que si no lo has hecho ha sido porque no le has dado la prioridad necesaria. Te has dejado llevar por la “corriente”, y has decidido atender todo lo que se te ha presentado, sin considerar si estaba o no en sintonía con tus objetivos.
Si tu actitud se corresponde con la primera solución, es posible que acabes desahogándote con alguien, pero no solucionarás el problema. No conseguirás nada más que un desahogo, y en ningún caso la solución al problema de referencia. Hasta que no te des cuenta que el problema es exclusivamente tuyo, y empieces a entender que la solución pasa por empezar a gestionar tu tiempo para que tu acción esté siempre enfocada hacia tus objetivos, no solucionarás el problema.
Llegado a este punto, es imprescindible que seas muy sincero, y que aprendas a buscar alternativas a las tareas que estás realizando actualmente, y que no están en sintonía con lo que tú necesitas alcanzar. Todas esas cuestiones, efectivamente pueden ser importantes para la buena marcha de la empresa, para el trabajo de las personas que te rodean,… Sin embargo, es muy posible que tú no seas la persona adecuada para estar al frente de todo eso. Si entregas tu tiempo a los demás, acabarás encontrando que los objetivos que se quedan sin cumplir son precisamente los tuyos.
¿Qué soluciones podríamos aportar para solucionar esta situación?
1 – Comprométete a invertir tu tiempo únicamente en aquellas cuestiones que estén alineadas con tus objetivos/metas. Todas aquellas cuestiones que se te planteen y que no estén directamente relacionadas con los objetivos que pretendes alcanzar deberás buscar una solución alternativa, que podría ser:
a. Analizar si muchas de las cuestiones que se te plantean podrían ser fruto de una falta de procedimiento. Si este es el caso, la solución pasaría por establecer unos procedimientos robustos que reduzcan la improvisación de muchas cuestiones, y que ayuden a las personas de tu entorno a desarrollar la acción necesaria sin tu participación. Así, la dependencia de tu equipo de ti será menor.
b. Delegar. Debes tratar de delegar todas aquellas cuestiones que no estén enfocadas con tus objetivos o que puedan ser resueltas por algún miembro de tu equipo.
c. Analizar la capacidad y responsabilidad que tienen asumidas los miembros de tu equipo. Si encuentras que las personas que te rodean no son capaces de solucionar muchas de las cuestiones que necesitas, es muy posible que debas plantearte invertir en su formación, o realizar algún cambio en el equipo.
2 – No empieces nunca una jornada laboral sin haber determinado al inicio de la misma cuáles son las “tareas clave” que necesitas resolver. Esta es la base de cualquier sistema de planificación.
3 – Asigna espacios de tiempo muy específicos (ventanas de tiempo) dentro de la jornada de trabajo para el desempeño de esas tareas clave. Quizá puedas ayudarte de un buen planificador que te ayude a poner orden en tus tareas y acciones.
4 – Haz partícipe a tu equipo de que durante esas “ventanas de tiempo” que te has planteado para resolver esas “tareas clave“, deben respetar tu concentración, tratando de evitar cualquier interrupción innecesaria.
5 – Agrupa todas las tareas de una misma tipología para poder realizarlas conjuntamente. Si identificas que necesitas realizar 10 llamadas, es mejor que las hagas todas seguidas, una detrás de la otra. Te ocupará mucho menos tiempo, y serás más productivo. Trabajar con una lista de tareas “cerrada” (por ejemplo realizar esas 10 llamadas, o responder por la tarde los 14 e-mails que has recibido durante la mañana) te ayudarán a ser más productivo. No vas a realizar cualquier llamada, o responder cualquier e-mail, sino los e-mails /llamadas que previamente has identificado que deben quedar resueltos.
6 – No olvides la aplicación de la Ley de Pareto a la gestión del tiempo. Recuerda siempre que al final, el 80% de tus resultados, dependen del 20% de tus acciones. Debes aprender a ser muy selectivo en tu acción.
7 – Aprende a decir AHORA NO. Esta puede ser una clave importante en la gestión de tu tiempo. Si aprendes a decir AHORA NO, podrás mantenerte concentrado en las tareas importantes que tienes planificadas, dejando para un momento posterior todo aquello que vaya surgiendo de forma espontánea. El AHORA NO también te permitirá agrupar las tareas para realizarlas con posterioridad de forma conjunta en el procedimiento de “lista cerrada” que explicábamos en el punto 5.
© 2013 Miguel Ángel Guilló -
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